Die Künstlersozialkasse (KSK) und die Aufzeichnungspflicht

Jetzt widme ich mich der Aufzeichnungspflicht für Unternehmen, insbesondere der von Kapitalgesellschaften. Wie schon erwähnt, sind ja die Gesellschafter eines Unternehmens nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) als künstlersozialabgabepflichtige Unternehmer verpflichtet, alle an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen und einmal jährlich die abgabepflichtigen Entgelte an die KSK zu melden.

Wie haben diese Aufzeichnungen zu erfolgen, was muss ich beachten und mit welchen Konsequenzen habe ich zu rechnen, falls ich hier Fehler mache?

Die KSK beschreibt die Anforderungen an die Aufzeichnungen recht konkret, denn die Aufzeichnungen müssen folgenden Anforderungen genügen:

• Das Zustandekommen der Meldungen, Berechnungen und Zahlungen nach § 27 Abs. 1 KSVG muss aus den Aufzeichnungen heraus nachprüfbar sein. Jedes an einen Künstler oder Publizisten gezahlte Entgelt ist fortlaufend nach dem Tag der Zahlung aufzuzeichnen. Der Name des Künstlers/Publizisten ist dabei anzugeben. Die Aufzeichnungen können entweder im Rahmen der Buchführung (z. B. durch Einrichtung spezieller Konten) oder außerhalb der Buchführung in Form von Listen, Kladden usw. geführt werden.
• Der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen muss jederzeit hergestellt werden können. Die Aufzeichnungen müssen hierzu Hinweise geben, d.h. es sind z.B. die Belegnummern der (Ab-) Rechnungen, Quittungen, Gutschriften usw. oder Hinweise zu sonstigen Vertragsunterlagen, die Aussagen über die Art der künstlerischen/publizistischen Leistung und zur Höhe des Entgelts beinhalten, aufzuführen.
• Mehrere Entgeltzahlungen für eine künstlerische/publizistische Leistung müssen listenmäßig zusammengeführt werden können. Werden für ein künstlerisches/publizistisches Werk oder eine entsprechende Leistung mehrere Entgelte gezahlt, so müssen die Aufzeichnungen gewährleisten, dass diese Entgelte jederzeit für die Ermittlung des Gesamtentgelts listenmäßig zusammengeführt werden können.^1.)

Wir haben uns entschieden, die Aufzeichnung der jobspezifischen künstlerischen/publizistischen Leistungen anhand der Ausgangsrechnungen zu dokumentieren und diese dann zur Ermittlung der Gesamtsumme in eine Excel-Tabelle zu überführen. Diese Gesamtsumme melden wir dann einmal pro Jahr an die KSK.

Ebenfalls definiert die KSK ganz klar die

• Anforderungen bei Verwendung technischer Hilfsmittel
• Aufbewahrung der Aufzeichnungen
• Vorlagepflichten (§ 29 KSVG)
• Ordnungswidrigkeiten ihrer Informationsschrift zum Thema.^1.)

Zum Schluss möchte ich noch auf den letzten Punkt der v.g. Aufzählung hinweisen, die Ordnungswidrigkeit. Kommen Sie Ihrer Aufzeichnungspflicht nicht nach, ist diese nicht korrekt ausgeführt oder nicht vollständig, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann von der KSK mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 36 Abs. 2 und 3 KSVG).

Im Zweifel sollten Sie Ihren Steuerberater um Rat fragen, denn die KSK zeigt sich, nach kurzer Recherche im Internet, als durchaus streitbereiter Gegner.

Detaillierte Informationen zu v. g. Thema finden Sie auf der Homepage der KSK.